Minder afval, minder brandstof en minder CO2
Duurzame samenwerking
In 2016 krijgt PeopleWare de vraag van een productie bedrijf om software voor de complexe transportplanning te maken. Het bedrijf plant zelf de transporten van haar goederen tot bij haar klanten. Ze klopten eerst bij tal van andere softwareleveranciers aan, maar waren niet volledig tevreden van de standaardoplossingen die ze hen konden bieden. In PeopleWare vonden ze een partner die al hun doelstellingen kon inlossen en realiseren. Gaande van een efficiëntere transportplanning, over een reductie van het aantal gereden kilometers, en dus brandstof en CO2, tot een meer transparante flow.
Het is het begin van een langdurige samenwerking, die tot op de dag van vandaag nog steeds stand houdt. Na de transportplanning bouwt PeopleWare nesting software die tot doel heeft om op een intelligente manier snijafval tot een absoluut minimum te beperken. Ook wordt een commerciële module gebouwd die de opmaak en calculatie van offertes grotendeels automatiseert.
De intelligentie wordt in de software ingebouwd
“Het productiebedrijf kwam bij ons terecht voor een nieuwe transportplanning. Op dat moment gebeurde alles manueel. Maar wanneer hun vaste planner vakantie had of ziek was, merkten ze dat het inplannen van alle leveringsroutes niet zo vanzelfsprekend was. Andere werknemers hadden logischerwijze niet de kennis die hun collega jarenlang had opgebouwd.” Aan het woord is Peter Mariën, Project Manager voor dit project bij PeopleWare.
Het bedrijf wilde niet enkel de leveringen automatiseren, ook alles daarrond moest opgenomen worden in de nieuwe transportmodule. Zo is elk order in het systeem te volgen van begin tot einde, waardoor het bedrijf nu een perfect overzicht heeft van de status van alle lopende orders.
Complexe en toch overzichtelijke user interface
“Indertijd hebben we doelbewust gekozen voor een desktopapplicatie. De cloudtechnologie was toen nog onvoldoende matuur en performant voor dit soort complexe user interface.” De vraag van de klant was duidelijk: bouw een systeem waarop we de orders van begin tot einde kunnen volgen. Het liefst ook visueel.”
“Vroeger moest de planner elke order per regio in bakjes sorteren en daarna een route uitstippelen per vrachtwagen. Hij moest zelf nagaan welke orders samen vervoerd konden worden, en hoe die het best geladen konden worden. Nu krijgen de planners in de nieuwe transportplanning meteen alle orders te zien met daarbij het gewicht en de grootte van de pakketten. Daarnaast zien ze op datzelfde scherm alle beschikbare vrachtwagens, zowel intern als extern.”
Het systeem geeft meteen aan welke vrachtwagen, intern of extern, past bij welke order en wat er op één en dezelfde route geleverd kan worden. Alles is berekend om zo efficiënt mogelijk geladen en getransporteerd te worden. Hierdoor kan het bedrijf niet alleen significant besparen op loonkosten, vrachtwagens en brandstof maar maakt het tegelijkertijd werk van een meer duurzame manier van ondernemen.
Real-time status van orders en leveringen
De nieuwe applicatie moest ook visuele over- en inzichten opleveren. Orderpickers en planners moeten in één oogopslag kunnen zien in welke fase een order zich bevindt. De laadbrieven moeten aangemaakt en verdeeld worden naar de juiste personen. En ook de leveringsbonnen moeten nadien terug in het systeem opgenomen worden.
Om alles visueel duidelijk te maken, is er gekozen voor verschillende kleurcodes en symbolen. Waar het order zich bevindt, bepaalt ook de kleur die het heeft. Een order die net binnen is, heeft dus een andere kleur dan eentje die geladen kan worden in het magazijn of één die op weg is om geleverd te worden. Daarnaast zijn er symbolen om aan te geven of een levering al dan niet kan doorgaan en of er ergens problemen zijn met betalingen of met materialen bijvoorbeeld.
Door middel van de geïntegreerde landkaart kunnen planners alle leveringen en routes bekijken. Zo is er steeds een manuele check mogelijk op de routes die het systeem uitdenkt. En desgewenst kunnen de planners nog manueel aanpassingen doen aan de transporten.
Hoewel de planners in het begin sceptisch stonden tegenover de nieuwe software, realiseerden ze vrij snel dat de nieuwe software een grote meerwaarde betekende en hen gigantisch hielp bij het inplannen van de transporten. Op die manier konden ze speciale aandacht besteden aan de uitzonderlijke transporten. Naast de eerder genoemde efficiëntiewinst, zorgde de nieuwe software indirect voor een veel hogere klantentevredenheid.
De orderpickers in het magazijn werken met dezelfde applicatie als de planners. Zij krijgen meteen te zien wat de planners voor hen voorzien hebben. De software geeft ook aan welke onderdelen er eerst, en welke er laatst op de vrachtwagens geladen moeten worden. Daarnaast kunnen de orderpickers in realtime de bestellingen opvolgen. Ze kunnen dus zien welke geleverd zijn, of er ergens problemen zijn en welke leveringen er aan zitten te komen.
Automatisatie offertes
PeopleWare kreeg ook de vraag om samen met hen na te denken over een systeem waarbij ze offertes konden automatiseren. Vroeger was dat een manueel en intensief werk. Alles moest namelijk iedere keer apart worden uitgerekend waardoor de klant soms enkele dagen op zijn offerte moest wachten. De verkopers moesten rekening houden met alle mogelijke vragen en aanpassingen van klanten. Dat is nu allemaal geautomatiseerd.
Door alle mogelijke opties in één geïntegreerd softwaresysteem te gieten kunnen de commerciële medewerkers snel alle gevraagde producten ingeven en zien ze meteen het totaalbedrag. Met de nieuwe software is het nu mogelijk om zelfs een uitgebreide offerte dezelfde dag nog aan de klant te bezorgen. Hiermee beschikt het bedrijf over een aanmerkelijk commercieel voordeel ten opzichte van haar rechtstreekse concurrenten in de sector.
Reductie snijafval
“Samen met de klant zijn we op zoek gegaan naar een manier om de snijresten zo veel mogelijk te beperken tijdens het productieproces.”, aldus Peter.
“Het bedrijf had al een zeer uitgebreide ervaring met nesting, een techniek die erin bestaat om zo veel mogelijk onderdelen uit een metalen plaat of profiel te halen met een absoluut minimum aan snijafval. Maar omdat dit allemaal nog manueel gebeurde, nam het vaak veel tijd in beslag.”
Op basis van de ervaring en kennis van het bedrijf heeft PeopleWare een nesting module gebouwd die volautomatisch de meest ideale positie van elk van de onderdelen uitrekent, met zo min mogelijk afval. Minder afval betekent niet alleen een economisch voordeel, maar draagt ook bij tot een groener bedrijf.
Gouden duo
“Vanaf het begin van de samenwerking, viel het op dat de filosofie van PeopleWare en onze klant heel wat gelijkenissen vertoonden. We hanteren beiden en no-nonsens aanpak en eens we een beslissing genomen hebben, willen we dat die zo snel mogelijk uitgevoerd wordt.”
“Dankzij de knowhow van de klant en diens medewerkers, konden we software bouwen die perfect de huidige manier van werken ondersteunt. We konden onze expertises als het ware bundelen om zo tot het best mogelijke resultaat te komen. Zowel voor de software voor de transportplanning, als voor de commerciële en de nesting module. Een echt gouden duo dus.”, aldus Peter Mariën.