Enterprise software op maat voor metaalgigant Holvoet

Het sleutelwoord is: vertrouwen

Holvoet, één van de meest toonaangevende bedrijven in de Belgische metaalsector, ging in 2005 op zoek naar nieuwe bedrijfssoftware.  Door hun zeer specifieke activiteiten vonden ze hun gading niet in het standaard aanbod van ERP-systemen. Bovendien had het familiebedrijf door de jaren heen een bepaalde manier van werken opgebouwd die ze niet noodgedwongen wilden omgooien bij de start met een nieuw softwarepakket. Ze stelden hun vertrouwen in PeopleWare voor de ontwikkeling van gloednieuwe enterprise software.

Twee gespecialiseerde vestigingen

Plaatbedrijf Holvoet n.v., gevestigd in Mariakerke, is de grootste onafhankelijke coilverwerker in België. Het moederbedrijf in Kortrijk is in haar meer dan honderdjarig bestaan opgeklommen tot één van de meest toonaangevende staalbedrijven van België, en heeft een zeer divers aanbod met alle materialen voor metaalbouw en machinebouw. Er wordt voortdurend geïnvesteerd in nieuwe technologieën. In het filiaal in Mariakerke worden coils (gigantische rollen staal) afgerold tot platen, en op maat gesneden voor gebruik in de bouw en in de industrie. Ook cilinders voor vrachtwagens bestemd voor het vervoer van chemicaliën worden in Mariakerke geproduceerd. Een aantal van Holvoet’s belangrijkste klanten zijn bouwbedrijven die werken met een metalen skeletstructuur. Holvoet krijgt de benodigde dimensies, uitgetekend in een cadcam-structuur door, en produceert én levert vervolgens de gevraagde stalen profielen en steunbalken op maat.

Het familiebedrijf  heeft een interne werking die al decennialang vlot verloopt en waar niet graag van afgeweken wordt. “If it ain’t broke, don’t fix it”, is de leuze.

Robin Devolder, de inhouse IT-specialist, ontwikkelde destijds op de HP3000 zeer deugdelijke software op maat voor de vestiging in Heule. Deze draaide prima en voldeed perfect aan de bedrijfsbehoeften. In Mariakerke werd er met een ander systeem gewerkt. Beide programma’s, die in den beginne goed functioneerden, begonnen in de loop der jaren steeds meer op de grenzen te botsen en werden onherroepelijk ingehaald door de tijd. Vervanging werd echt een noodzaak.

Dé doorslag om actief naar een nieuw systeem op zoek te gaan, kwam er in 2005: Devolder kreeg toen van HP te horen dat in de nabije toekomst de HP3000 niet langer ondersteund zou worden. Niét op zoek gaan naar een ander systeem, was dus niet langer een optie.

Een sprong in het diepe

Robin Devolder: “We gingen eerst en vooral kijken naar oplossingen die al op de markt beschikbaar waren, maar helaas zonder veel succes. Het hoeft geen betoog dat er in ons land geen tien andere bedrijven zijn met een profiel als het onze. Een softwarepakket voor de metaalsector dat voldeed aan onze wensen, was zo goed als onvindbaar. Bovendien kan je zeggen dat Holvoet ‘van alles wat’ doet. We zijn zowel groothandel als  producent, en hebben ook twee onderscheiden vestigingen met een andere corebusiness. Dit is één van onze grootste sterktes maar maakt ons nog ongewoner. Want deze beiden zaken worden immers meestal door verschillende bedrijven gedaan. Dus wanneer we wél op een veelbelovend pakket stootten, waren er allerlei modules waar we in minstens één van onze twee vestigingen niets mee konden doen. Terwijl mogelijkheden die we zeer regelmatig nodig hebben, compleet ontbraken.”

Vallen, opstaan, en weer doorgaan

Holvoet probeerde een tijdje een bestaande bedrijfsapplicatie uit, maar die stelde teleur.  Bijzonder penibel, omdat er al heel wat tijd, geld en energie in het traject gestoken werd. Devolder moest daarom noodgedwongen de stekker uit het project trekken en stond terug bij af.

Robin Devolder was helemaal in het begin van de zoektocht naar een nieuw programma, al kort in contact geweest met PeopleWare. Hij durfde de sprong toen nog niet wagen omwille van het gebrek aan ervaring van de firma in de metaalbranche. Met de zoektocht naar een nieuw softwareprogramma in het achterhoofd, ging hij een aantal jaren later bij PeopleWare een opleiding volgen.

Devolder vertelt: “De keuze voor mij was vooral, in welke omgeving gaan we starten? Delphi heeft me van alle beschikbare technologieën altijd kunnen bekoren. Ik ben dan een cursus Delphi gaan volgen bij PeopleWare, met de intentie om zelf de nodige skills te ontwikkelen om een nieuwe applicatie op te kunnen zetten.  Zo kwam ik diepgaander in contact met het PeopleWare-team. Hierdoor kreeg ik meer inzicht en vertrouwen in hun expertise en gaandeweg begon het idee te rijpen. Wat als ik onze software toch door hen laat ontwikkelen? Die mensen wisten alles over hun job, maar daarom nog niet over de branche waarin wij opereren. Maar de gesprekken met PeopleWare maakten voor mij duidelijk dat dit gebrek aan specifieke sectorkennis gecompenseerd werd door een grote nieuwsgierigheid en drive om zich in nieuwe projecten te verdiepen.” Het vertrouwen groeide, en uiteindelijk  werd de knoop doorgehakt en werd PeopleWare aangesproken.

Begeleiding op maat

Marc Schijvaerts van PeopleWare, destijds de projectleider, vertelt: “In de beginfase is PeopleWare gestart met diepgaande gesprekken. Waar willen jullie naartoe als bedrijf? Wat zijn de moeilijkheden waar jullie op stoten? Wat kan er bijdragen aan een nog vlottere en meer efficiënte manier van werken? En wat zijn jullie verwachtingen? Die gesprekken gingen heel breed en diep.”

PeopleWare ontwikkelde een volledig ERP-pakket op maat, dat door beide filialen gebruikt kan worden, met voor 90% dezelfde functionaliteiten.

Schijvaerts: “Samen met Robin hebben we gedurende een traject van verschillende maanden voor beide filialen van Holvoet een functioneel analyse-dossier opgesteld. Alle bedrijfsprocessen werden minutieus in kaart gebracht, wat uiteraard nodig is om software op  maat te kunnen maken. Daarna hebben we in verschillende fases regelmatig een stuk van de applicatie opgeleverd.”

Van bedrijfssoftware veranderen doet een groot familiebedrijf niet van de ene dag op de andere: Een intensieve voorbereiding én begeleiding van het personeel, dat al 20-25 jaar met hetzelfde systeem werkte, was een absolute noodzaak.

In 2009 werd de applicatie voor het filiaal in Mariakerke opgeleverd en stilaan in gebruik genomen. Devolder: “In dit pakket werd enkel wat we werkelijk nodig hadden geplaatst, zonder snufjes of modules die we toch niet gebruiken. Dat maakt dat alles volledig made-to-measure én zeer gebruiksvriendelijk is. Bovendien werd er steeds uitgegaan van bestaande bedrijfsprocessen, die ingeburgerd waren, en wiens deugdelijkheid en efficiëntie al ruimschoots bewezen waren.

De eerste weken waren er in Mariakerke ook nog PeopleWare-medewerkers ter plaatse voor intensieve begeleiding en ‘problem solving’. Dit liep zo goed dat er al snel beslist werd ook de software voor Heule, met andere noden en behoeften dan die van Mariakerke, aan te pakken. In 2011 zijn het oude en het nieuwe systeem ook een tijdje parallel naast elkaar gebruikt. Nadat alles ruimschoots getest was, is de knop dan omgedraaid, en is Holvoet voor beide filialen 100% overgeschakeld naar het nieuwe systeem.

Stabiliteit en gebruiksgemak voor alles

Robin Devolder: “Al snel slaakten we een zucht van verlichting: Nu de applicatie ook in Heule liep, werd al snel duidelijk welke gigantische voordelen het gebruik van dezelfde technologie voor de twee verschillende locaties bood. Gegevens uitwisselen ging nog vlotter, en vertrouwde bedrijfsprocessen waren nu naadloos ingebed in ons softwarepakket.”

Holvoet was zo tevreden van het systeem, dat er sinds de oplevering meer dan 10 jaar geen fundamentele aanpassingen meer nodig zijn geweest:. Het ultieme bewijs van de degelijkheid en draagkracht van de software. In 2018 is de applicatie technisch opnieuw up-to-date gebracht. “Want zelfs een oerdegelijke Volvo heeft om de zoveel jaar een grondige onderhoudsbeurt nodig”, aldus Devolder.

Lean On Me

Robin Devolder: “Het sleutelwoord in dit hele proces is vertrouwen. Daar valt of staat voor mij alles mee. Het is namelijk niet zo dat ik een gigantische ploeg achter me heb staan om mee te werken. De mensen van PeopleWare zijn letterlijk en figuurlijk mijn back-up. Dus alles steunt op de vraag: kan ik op jullie rekenen? En vooral ook: kan ik op jullie blijven rekenen?  Daarnaast moest ik voor mezelf vooraf ook de slaagkans van het project correct kunnen inschatten. Moest het ook met PeopleWare niet gelukt zijn, had ikzelf én Holvoet letterlijk met een levensgroot probleem gezeten.”

Het persoonlijk contact met Werner Valgaeren, de huidige projectleider, en met het hele PeopleWare-team loopt al jaren zeer goed. Devolder: “Ik vertrouw ten volle op PeopleWare, en dat is  goud waard. Ik voel me vrij om te spreken. Ze doen er alles aan om te luisteren en pro-actief een oplossing te bieden. Om in ons vakjargon te blijven: PeopleWare is onze oerdegelijke steunbalk.”