Managed Services
Minder administratie, meer efficiëntie
In 2017 zag de omgevingsvergunning, met bijhorende kafkaiaanse processen, het licht. Remmicom, gespecialiseerd in software en hardware oplossingen voor Vlaamse lokale besturen, biedt gemeenten hulp in dit complexe gegeven. Dankzij CSnestor, een gebruiksvriendelijke en gecentraliseerde toepassing, verloopt het beheer en de onderlinge communicatie nu vlotter, efficiënter en sneller dan ooit. PeopleWare verzorgt, in naam van Remmicom, ondersteuning voor de honderd huidige CSnestor pakketten.
Een vlotte administratie van de omgevingsvergunningen
Als leverancier van backoffice software voorziet Remmicom in verschillende IT-oplossingen en biedt het ondersteuning aan zowel gemeenten als OCMW.’s Remmicom maakt er zaak van dat elke burger in zijn stad, gemeente en OCMW kan rekenen op een optimale dienstverlening. Daarom besloot Remmicom dat omgevingsvergunningen van A tot Z digitaal verwerkt moeten kunnen worden.
Het is verplicht om omgevingsvergunningen (stedenbouwkundige- en milieuvergunningen) in te dienen bij het Omgevingsloket, een digitaal platform voorzien door de overheid. Voor gemeenten is dit echter geen handige tool. Want deadlines, termijnen, beslissingen,… moeten beheerd worden in Excel lijstjes. Dossiers worden verzameld in een archiefkast, met doelloos overtypen en heel vaak over en weer mailen als gevolg. Dat dit leidt tot vergetelheid en menselijke fouten is geen verrassing. Daarenboven komt nog dat er bij vergunningen veel verschillende stakeholders komen kijken. Het schepencollege, de dienst Milieu en Ruimte, de burger, … Elke partij informeren over de laatste stand van zaken brengt grote communicatieve uitdagingen met zich mee! Daarom zochten gemeenten naar een gebruiksvriendelijke, gecentraliseerde toepassing die het volledige vergunningsproces en alle bijhorende taken in kaart zou brengen.
CSnestor werd een handige en vooral betrouwbare link tussen gemeenten en het Omgevingsloket met een efficiënte communicatie tussen alle partijen.
CSnestor werd gebouwd in Java, een expertisedomein van PeopleWare. Remmicom klopte dan ook aan bij PeopleWare om hen te ondersteunen bij het onderhoud en de verdere ontwikkeling van de toepassing.
Minutieus puzzelwerk
Wat begon als een toepassing die een dossier moet kunnen ‘binnenhalen en registreren’, groeide dankzij de expertise van PeopleWare al snel uit tot een totaaloplossing die elk puzzelstukje in het vergunningsproces in elkaar doet passen. Van informatie van de brandweer, tot beslissingen op het college of last minute wijzigingen aan de originele aanvraag.
Dankzij de integratie met het Omgevingsloket kunnen vergunningsaanvragen automatisch opgehaald worden. Om de communicatie tussen alle betrokkenen te vereenvoudigen voorziet CSnestor niet enkel in backoffice functionaliteiten om dossiers af te handelen, het zorgt er ook voor dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komt. Als er advies van een specifieke dienst binnen de gemeente nodig is, stuurt de tool de gegevens door naar de bevoegde gemeentedienst. Dankzij inzicht in het volledige plaatje kan er objectief advies gegeven worden en kan dat advies op zijn beurt teruggestuurd worden naar het Omgevingsloket. Op die manier behoudt iedereen gedurende de procedure een duidelijk overzicht van de verschillende stappen in de dossierbehandeling.
Vandaag vertrouwen zo’n honderd gemeentebesturen op CSnestor. En dat dankzij een scherp inzicht in de sector en in de eindgebruikers van het PeopleWare-team.
Gemeente én burger blijven up-to-date
CSnestor interageert met andere projecten en tools. Elke officiële stap wordt uitgewisseld met het Omgevingsloket, zodat de ambtenaar zo weinig mogelijk handmatig moet ingeven. Alles binnen CSnestor krijgt vorm volgens bepalingen van de wetgeving. Van aanvraag tot beslissing. Burgers kunnen zelfs wijzigingen doorvoeren aan hun indiening, zoals bijvoorbeeld een extra garage toevoegen. Via de ingebouwde controles geeft de software duidelijk aan wanneer er informatie ontbreekt. Aanpalende eigenaars kunnen opgezocht worden, zodat zij met één druk op de knop aangeschreven kunnen worden als de vergunningsprocedure een openbaar onderzoek vereist. Ruimtelijke gegevens van het perceel worden up-to-date gehouden, collegebeslissingen kunnen geraadpleegd worden en facturatie en informatie uit het kadaster opgehaald worden.
De uitgebreide koppelingen met huidige en nieuwe toepassingen zorgen ervoor dat de processen op een meer automatische en efficiënte manier kunnen verlopen.
Sterke banden zorgen voor sterke software
In 2016 werd gestart met het bouwen van deze toepassing en twee jaar later werd de eerste fase opgeleverd. Vervolgens werden er voortdurende verbeteringen aangebracht en nieuwe functionaliteiten bijgebouwd. Vandaag voorziet PeopleWare ondersteuning voor de honderd huidige pakketten. Elke dag beantwoordt het PeopleWare-team drie tot vier vragen van klanten.
Michaël Goossens, prpject manager van het project bij PeopleWare, legt verder uit: “Twee dagen per week werken we ter plaatse bij de klant aan het evolutief, adaptief en correctief onderhoud. Maandelijks is er een statusmeeting en wekelijks organiseren we een overleg zodat elke partij up-to-date blijft.”
Ontzorgen van de klant
Over deze intensieve vorm van dienstverlening is Remmicom zeer tevreden. Jan Buelens van Remmicon vertelt: “PeopleWare heeft alle kennis in huis met betrekking tot Java-technologie. Iets waarover we bij Remmicom niet beschikken. De flexibiliteit en open communicatie die ze aan de dag leggen is erg aangenaam! PeopleWare neemt de doorontwikkeling, het onderhoud, de analyse en het testen op zich. Dat is een grote ontzorging voor ons.”
Op de vraag of Remmicom in de toekomst nog voor andere projecten wil samenwerken met PeopleWare, zeggen ze volmondig ja. “Hun beheer en ontwikkeling is uniek. Hun prijs is marktconform, ze communiceren erg open, ook als er een bepaalde periode minder werk is. Zeker voor langlopende projecten is PeopleWare dé ideale partner!”
De visie van Remmicom: ‘Optimale serviceverlening, met een persoonlijke aanpak, gekoppeld aan kwaliteitsproducten zijn de basis van ons succes’ komt dan ook helemaal overeen met die van PeopleWare: ‘Kwalitatief superieure, snelle en schaalbare software. Maatwerk, perfect afgestemd op uw noden. Agile ontwikkelen zit in ons DNA.’
Zoek de verschillen en je begrijpt meteen het fundament van deze succesvolle samenwerking.