Sempera: Een performant informatiesysteem voor aanvullende pensioenen
Bouwen aan een rustige oude dag met PensioB
PensioB, het sectorale pensioenfonds voor arbeiders in de bouw, benaderde PeopleWare in 2010 met de vraag om nieuwe software. Vandaag beheert de organisatie met een team van slechts vier personen het aanvullende pensioen van meer dan 400 000 aangeslotenen. Met dank aan het ijzersterke Sempera informatiesysteem, signé PeopleWare.
Maatschappelijk belang
Barbara Deroose, directeur-generaal van PensioB, vertelt: “We zijn met PensioB van start gegaan in 2007. We zijn toen beginnen te werken met een softwarepakket dat we huurden van een externe firma. Dit was een pakket om aanvullende pensioenplannen te beheren, maar dan op ondernemingsniveau, niet op sectoraal niveau. Als leek zou je kunnen denken dat dit ongeveer op hetzelfde neerkomt, maar niets is minder waar- dit is eigenlijk een totaal andere materie die daardoor ook een heel andere manier van aanpak vergt”.
Het pakket draaide niet bij de organisatie zelf, maar bij een provider die ook niet in België gesitueerd was. Hierdoor had PensioB niet de nodige controle op het systeem. Als ze data wilden exporteren, konden ze dit niet zelfstandig doen: ze moesten dit altijd eerst bij de provider gaan aanvragen. Een allesbehalve ideale situatie. Maar bovenal was het systeem niet performant genoeg om de grote hoeveelheden data waar PensioB mee werkt, te beheren.
Van softwaresysteem veranderen is voor een organisatie als PensioB natuurlijk een beslissing die niet licht genomen wordt: hun systeem bevat veel gevoelige en, voor de aangeslotenen, ook levensbelangrijke informatie. Het sectoraal pensioen van alle Belgische bouwarbeiders staat of valt met het goed functioneren van een dergelijk systeem. Het maatschappelijk belang van PensioB is dus niet te onderschatten.
De organisatie ging dan ook niet over één nacht ijs. Barbara Deroose: “Niet van softwarepakket veranderen, was geen optie: we botsten steeds vaker op onze grenzen en wilden PensioB klaarstomen voor de toekomst. We hebben dan verschillende partijen aangesproken en na het nodige kijken en vergelijken kwam PeopleWare als beste uit de bus, zowel wat prijs/kwaliteit betreft, als in hun manier van aanpakken en communiceren. Ze boezemden vertrouwen in, mede ook door een succesvol software-project dat ze eerder al voor onze partnerorganisatie Constructiv (het fonds voor bestaanszekerheid in de bouwsector), realiseerden. Eind 2010 is PeopleWare dan voor ons van start gegaan.”
Eén leven, veel scenario’s
Een mensenleven verloopt niet altijd kabbelend. Good times, bad times, en daar moet ook een systeem dat een mens gedurende zijn of haar hele loopbaan begeleidt, op voorbereid zijn. Het moet in alle mogelijke gevallen correct reageren, en rekening houden met heel wat verschillende scenario’s.
Stel, scenario 1: Een arbeider beslist om in een andere sector te gaan werken en zegt de bouw vaarwel. Op dat moment heeft die persoon het recht om wat hij al bij PensioB gespaard heeft, te laten overzetten naar een ander pensioenfonds van de nieuwe sector waarin hij/zij aan de slag gaat.
Scenario 2: Een bouwarbeider gaat met pensioen. Hij/zij krijgt dan van PensioB een in te vullen brief, waarna zijn gespaarde pensioenbedrag (na aftrek van taksen) op zijn rekening gestort wordt.
Scenario 3 is gelukkig minder courant, maar evengoed mogelijk: Een bouwarbeider overlijdt nog voor hij of zij de pensioenleeftijd bereikt heeft. De info over het overlijden gaat via de overheid naar de kruispuntbank, en van daaruit naar PensioB. Via Sempera wordt er door PensioB een brief gestuurd, waarmee het speciale uitbetalingsproces in gang wordt gezet. Gestructureerd worden de begunstigden opgezocht, in kaart gebracht, en wordt ieders aandeel berekend. Uiteindelijk wordt het gespaarde geld uitbetaald.
In al deze gevallen is het mogelijk dat informatie waarop beslissingen gebaseerd zijn later wordt aangepast. Het is niet uitzonderlijk dat maanden na een uitbetaling gegevens die Sempera van de overheid kreeg, gecorrigeerd worden. Dan worden ook de uitbetaalde bedragen aangepast.
Deze scenario’s geven al een beetje aan met welke uitdagingen en administratieve issues een dergelijk informatiesysteem te maken krijgt. Verder zijn er ook tal van wetten en regels, die bovendien zeer geregeld wijzigen, waarmee rekening gehouden dient te worden. Daarnaast moet een dergelijk informatiesysteem ook adequaat kunnen omgaan met geautomatiseerde stromen van dataverwerking- zoals grote hoeveelheden gegevens van de kruispuntbank.
Spaarpot 2.0
Met Sempera houdt PensioB in feite een soort van “stand van zaken” bij van wat de persoon in kwestie al gespaard heeft. Per kwartaal dat mensen werken, krijgen ze een dotatie. Voor de standaard-dotatie krijg je per in de bouw gewerkt kwartaal een bepaald bedrag. Daarnaast zijn er ook meer specifieke dotaties, zoals de aanvullende dotatie, waarbij iedereen die na zijn 60ste nog in de bouw aan de slag is en aan bepaalde voorwaarden voldoet, per gewerkt kwartaal een extra dotatie van maximum 500 euro krijgt. Bij die bedragen komen dan ook telkens nog eens interesten bij. Je kan het beschouwen als een soort van “spaarrekening”. Aan het begin van elk jaar, wordt er dan vanuit het informatiesysteem een overzicht gegenereerd dat naar de persoon in kwestie gestuurd wordt. Dit overzicht toont een stand van zaken, en extrapoleert wat je uiteindelijk, wanneer je op pensioen zal gaan, mag verwachten (als er niets aan de situatie verandert, natuurlijk).
Maar naast de jaarlijkse pensioenfiche, moet het systeem nog heel wat andere rapporten kunnen genereren. Zo wordt er naar de werkgever jaarlijks een samenvatting van de reeds door de werknemer gespaarde bedragen doorgestuurd. Er zijn ook een aantal gegevens die aan de overheid bezorgd moeten worden, zoals een jaarlijkse status van de opgebouwde reserves voor alle aangeslotenen.
“Al deze documenten zaten er bij ons eerste systeem niet in”, aldus Barbara Deroose.
“Die spaarrekening loopt in principe een loopbaan lang, of toch zeker gedurende de hele tijd dat een persoon in de bouw werkt. Het systeem dat al deze gegevens verzamelt, moet dan ook veel méér doen dan “gewoon” alle gegevens bijhouden- wat op zich ook al geen sinecure is.”
Geen ja-knikkers
Dit alles maakt duidelijk dat een softwarepakket voor PensioB niet alleen snel en gebruiksvriendelijk, maar bovenal ook flexibel en betrouwbaar moet zijn.
Ruben Vandeginste, Project Manager bij PeopleWare, vertelt: “De opdracht die we van PensioB kregen- maak een flexibel, ultraperformant systeem dat levenslang de pensioengegevens van meer dan 400 000 personen beheert, was inderdaad niet van de poes. Maar dat schrikt ons niet af- we zijn het gewend om grote, zeer uitdagende projecten op te leveren. Meer zelfs, hoe groter de uitdaging en hoe meer we zelf kunnen bijdragen, hoe sneller ons bloed gaat stromen”.
“Bij PeopleWare begint ieder project met luisteren: Wie is de organisatie en waar wil ze naartoe? Wat zijn de uitdagingen, de valkuilen en de mogelijkheden? Ook bij PensioB is dit zo gegaan. Een leek zou het misschien niet verwachten, maar een succesvol IT project vergt ook het nodige psychologisch inzicht. Want een organisatie is méér dan een structuur en een mission statement, het is ook en vooral: de mensen die er werken en die in het bestuur zitten.” Er werd dan ook heel wat overlegd en gepraat. Een intens en leerrijk traject, met de nodige pieken en dalen.
Barbara Deroose: “Over het algemeen kan ik zeggen dat we zeer tevreden zijn over de samenwerking met PeopleWare. Er wordt zeer open en eerlijk gecommuniceerd. Maar bij PeopleWare moet je niet gaan aankloppen als je rekent op een bende jaknikkers: ze zijn een evenwaardige partner met een zeer sterke eigen visie, en ze schrikken er niet voor terug die kenbaar te maken. Soms klikt dat, en soms botst dat. Dat zorgde in het begin voor pittige discussies, wat niet altijd makkelijk was. Er is soms wel eens gevloekt, ja (lacht). Maar achteraf gezien zijn we daar blij om: het is maar omdat er in het begin zo stevig over en weer gepingpongd is, zonder taboes, en doordat alle mogelijke pijnpunten en valkuilen zo uitvoerig bediscussieerd zijn, dat het fundament nu zo goed zit. Daar plukken we nu nog steeds de vruchten van en daar zijn we nog iedere dag blij om.”
Jaloerse blikken
Sempera, het nagelnieuwe informatiesysteem dat PeopleWare voor PensioB op poten zette werd, na een initiële ontwikkeling van ongeveer 2 jaar, eind 2012 opgeleverd. In het begin draaide Sempera nog een aantal maanden parallel met het bestaande softwarepakket van PensioB, om eventuele tekortkomingen op te vangen en bij te sturen waar nodig. Maar die manco’s bleven uit en al snel werd er enkel met Sempera verder gewerkt. De voordelen waren meteen voelbaar.
Barbara Deroose: “Vanaf het moment dat we het gewend waren om met Sempera te werken, viel er een enorme administratieve en praktische last van onze schouders. Automatisch rapporten maken, grote stromen gegevens beheren en automatiseren: wat eerst een groot probleem was, ging nu vanzelf. Bij een materie als sectorale pensioenen zijn uiteraard ook gewijzigde overeenkomsten en wetten iets waar continu op ingespeeld moet kunnen worden. Zodra er op dat vlak weer iets beweegt, wordt PeopleWare ingeschakeld, en zij zorgen dan zeer snel en efficiënt voor de nodige aanpassingen. Zo is het systeem de afgelopen jaren eigenlijk continu aangepast en verbeterd geweest.”
Sempera werpt voor de organisatie ook zeer meetbaar vruchten af: Vandaag verwerkt en beheert de organisatie met een vierkoppig team de sectorale pensioengegevens van onder andere alle Belgische bouwarbeiders- in totaal meer dan 400 000 aangeslotenen.
Barbara Deroose: “Het feit dat mijn dienst met zo weinig mankracht zo’n massa werk kan verrichten, is, naast uiteraard het feit dat ik een geweldig team heb, volledig te danken aan Sempera, het solide en flexibele informatiesysteem dat PeopleWare voor ons ontwikkeld heeft. Door de jaren heen is er ook een grote vertrouwensband ontstaan. Ruben en zijn team zijn een echte rots in de branding voor ons geworden. Als we een kwestie of problematiek aankaarten, zijn zij de eersten om creatief mee te gaan denken. Door een interactief proces van communicatie komen we zo vaak samen tot oplossingen die er anders nooit gekomen waren.
Barbara vervolgt: “Ik zou PeopleWare zeker aanraden bij vrienden en collega’s. Vanuit andere sectorale pensioenfondsen wordt er in ieder geval met jaloerse blik naar PensioB gekeken: Niemand snapt hoe we met zo’n kleine dienst zo’n massa werk kunnen verrichten. Wel, ik zal jullie iets verklappen, maar vertel het vooral niet verder (lacht): Wij hebben een geheim wapen, en dat wapen heet PeopleWare.”