Maaltijdbeheer op mensenmaat
Ontzorgen staat centraal
PeopleWare werkte de afgelopen jaren verschillende software toepassingen uit voor Sodexo die allemaal één ding gemeen hebben, het ontzorgen van mensen.
Iedereen kent de naam Sodexo van de maaltijdcheques, maar Sodexo verzorgt ook de maaltijden voor onder meer woonzorgcentra (WZC), scholen en instellingen voor mensen met een beperking. Om het maaltijdbeheer nog meer te professionaliseren en naar een hoger niveau te tillen, was Sodexo op zoek naar een partner die over de nodige expertise beschikte. Zo kwamen ze terecht bij PeopleWare.
Op vraag van de klant
De verwachtingen van Sodexo waren torenhoog. Het wilde een nieuwe manier van werken introduceren ondersteund door een performant softwaresysteem. Centraal zouden de maaltijden samengesteld en gepland worden door ervaren diëtisten waarbij maximaal rekening wordt gehouden met de nutritionele waarde van de gerechten, de variëteit en de smaak. Gedetailleerde technische fiches worden opgesteld, conform de wettelijke vereisten.
De chef in de lokale vestiging wordt geheel ontlast van bovenstaande problematiek en kan zich volledig concentreren op wat hij/zij goed kan, namelijk het bereiden van smaakvolle maaltijden. De chef hoeft zich dus niet langer bezig te houden met het berekenen van de foodkost of het bedenken van alternatieve gerechten voor bepaalde diëten, dat wordt centraal helemaal uitgedacht. Toch krijgt de chef de vrijheid en de ruimte om een lokaal accent aan de centraal gestuurde menu’s te geven.
Het project ‘Spice’ wordt geboren
Kris Veelaert van Sodexo: “De vraag naar een maaltijdbeheersysteem kwam eigenlijk vanuit onze klanten. Zij waren op zoek naar een systeem dat het werk van hun medewerkers kan verlichten, de efficiëntie van het maaltijdgebeuren zou opkrikken en tegelijkertijd voor aanzienlijk minder (food)afval kan zorgen. Wij zijn dan op zoek gegaan naar bedrijven die ons daarbij konden helpen en hebben verschillende systemen vergeleken. Het feit dat PeopleWare iets nieuws kon en wou maken, heeft bij ons de doorslag gegeven om met hen in zee te gaan.”
Woonzorgcentra
Kris gaat verder: “Het eerste waarmee PeopleWare ons geholpen heeft, is een maaltijdbeheersysteem voor woonzorgcentra (WZC). We zochten iets waarmee de chef-koks snel konden zien hoeveel maaltijden ze moesten voorzien en met welke allergenen, diëten en intoleranties er rekening gehouden moest worden. Spice moest de vragen van verschillende woonzorgcentra centraliseren en zo kostenbesparend werken.”
Marc Schijvaerts, Managing Director bij PeopleWare: “Spice bestaat uit verschillende modules waarbij een perfect evenwicht is gevonden tussen standaardiseren, centraal aansturen en de lokale vrijheid om bijvoorbeeld met streekproducten te werken.
Spice is gekoppeld met de software die in het WZC gebruikt wordt voor het beheer van de bewoners. Op die manier wordt de administratieve last tot quasi nul herleid. Spice berekent automatisch de hoeveelheden die de kok dagelijks moet bestellen en bereiden, kent automatisch alternatieven toe op basis van de eigenschappen en voorkeuren van de bewoners, en zorgt voor de distributie van individueel geportioneerde maaltijden of het leveren van maaltijden in bulk.“
“Je mag niet vergeten dat veel van die woonzorgcentra slechts een kleine organisatie zijn. Voor een woonzorgcentrum dat op zichzelf opereert is het helemaal niet vanzelfsprekend om voor elke bewoner uitgebreide fiches te maken en maaltijden op maat te voorzien. Door alles te centraliseren kunnen we hen daarin ondersteunen en de kosten helpen drukken.”, duidt Kris verder.
Planning, registratie, bereiding, verdeling
Spice voorziet in één of meerdere standaardmenu’s met verschillende afgeleiden in functie van dieet, consistentie, allergenen en intoleranties.
Op basis van de karakteristieken van een bewoner, of van het (verplegend) personeel wijst Spice ofwel automatisch een maaltijd toe, ofwel kan deze manueel per dag en per maaltijdmoment gekozen worden.
Gerechten van het gekozen menu worden automatisch vervangen op basis van het profiel van de bewoner.
De slimme automatisatie houdt onder andere rekening met de consistentie, het dieet, allergieën, intoleranties en andere specifieke voorkeuren van de bewoner. De software zal geheel zelfstandig bepaalde gerechten vervangen door anderen die compatibel zijn met het profiel van de bewoner.
“Spice is volledig gebouwd op maat van de bewoner en met als doel om op zoveel mogelijk vlakken de medewerkers van woonzorgcentra te ontzorgen. Vooral bij de registratie van de maaltijden, de keuken en bedeling valt een grote last van de schouders.
Het verzorgend personeel registreert eenmalig de voorkeuren van de bewoner. Vanaf dan verloopt alles in feite volautomatisch. Sodexo verzamelt alle bestellingen en koopt alles in één keer aan. Hierdoor kan de prijs gedrukt worden.”, aldus Kris van Sodexo.
Er zijn woonzorgcentra met een eigen keuken, maar evenzeer zijn er woonzorgcentra die met een centrale keuken werken, van waaruit de maaltijden bedeeld worden. Dit kunnen zowel bulk als individueel verpakte maaltijden zijn.
Maaltijdbedeling aan huis
Spice evolueert voortdurend mee met de markt. Tezamen met Sodexo werd een nieuw segment aangeboord, namelijk dat van de maaltijdbedeling aan huis. Dat gaat dan over ouderen die thuis wonen, maar graag beroep doen op Sodexo om thuis een warme maaltijd geleverd te krijgen.
“Aangezien we werken vanuit een centrale keuken, is maaltijdbedeling aan huis een logische, volgende stap. Er wordt gewerkt met eigen koeriers die zowel maaltijden leveren als bestellingen opnemen voor de volgende week. Ze beschikken over een tablet om de registratie van de bestellingen te doen.
De verzameling van al die gegevens en route bedelingen is een complexe logistieke oefening. Het systeem berekent dat allemaal keurig voor ons. “
Scholen
Wanneer Sodexo zich richt op het marktsegment van de scholen, is het opnieuw de Spice software die een cruciale rol opneemt. Er zijn steeds meer scholen en scholengroepen die beroep doen op een externe gespecialiseerde partner zoals Sodexo voor wat betreft de catering. Spice groeit verder door en de mobiele app SoHappy ziet het levenslicht.
Met de SoHappy app kunnen ouders aangeven wanneer hun kinderen een klaargemaakte maaltijd in de school zullen consumeren. Bovendien kunnen de ouders ook op vooraf kiezen hoe die maaltijd eruit zal zien. Op die manier hebben ouders een perfect instrument in handen om voor de kinderen een evenwichtige kwaliteitsvolle maaltijd uit te kiezen.
SoHappy werkt met een prepaid systeem, waarbij het kind de mogelijkheid heeft om zelf nog een gezonde snack aan de zelfbediening mee te nemen. Dankzij SoHappy hebben ouders nadien een gedetailleerd beeld van wat de kinderen gegeten hebben.
De kracht van het partnership
“Vanuit Sodexo werken we samen met grote en internationale bedrijven. Dan merk je goed waar het verschil zit met een bedrijf als PeopleWare dat bij wijze van spreken om de hoek zit.”, verduidelijkt Kris. “Ze zijn heel toegankelijk en altijd bereikbaar. Ze denken mee met onze business, en spelen kort op de bal.”
Kris en Sodexo zijn zeker tevreden van hun samenwerking met PeopleWare. “Anders zouden we niet zes jaar met elkaar samenwerken. Ik kan me ook niet herinneren dat er ooit momenten zijn geweest waarin we het niet eens raakten over iets. Dat waardeer ik ook zo aan PeopleWare..
Bij Sodexo zijn het vooral mensen die uit de voedingssector komen die aan dit project meewerken. Die dromen graag en hebben soms al eens grootse ideeën. Hoewel dat leuk is, zijn die niet altijd even realistisch en praktisch haalbaar. Het is dan fijn dat je iemand als Marc hebt bij PeopleWare. Zij hebben vaak een andere verfrissende kijk op de gang van zaken en zijn heel pragmatisch ingesteld. Daarnaast denken ze vooral aan onze noden op langere termijn.”
Flexibele Partner
“Als ik PeopleWare moet omschrijven in 3 woorden, dan zeg ik eerst en vooral partner, en dan flexibiliteit en lokale nabijheid.“, aldus Kris.
Marc Schijvaerts van PeopleWare pikt in: “Het is fijn dat we al die jaren zo nauw kunnen samenwerken. Het resultaat van onze inspanningen vertaalt zich steeds in software, maar het denkproces dat daaraan vooraf gaat is minsten even boeiend en interessant. Samen met Sodexo de business opportuniteiten bespreken en in overleg bekijken hoe daar zo efficiënt mogelijk kan op ingespeeld worden.”
Kris gaat nog verder: “PeopleWare is enorm flexibel, waardoor we razendsnel kunnen inspelen op opportuniteiten wat de klanten van Sodexo dan weer ten goede komt. Voor mij blijft PeopleWare een echte aanwinst voor Sodexo. De afgelopen jaren heb ik al verschillende mensen doorverwezen naar PeopleWare, en dat ga ik zeker en vast blijven doen!”